上手な買い方で 購入コストを下げる

 

用度品は購入の巧拙によって経費の損失に相当な開きが出る。

もっとも、購入価額が安ければよいという単純発想ではなく、たとえばパソコンなどＯＡ機器の場合、性能、社内機種との互換性、保守サービスなども大切な要件となる。

そこで用度品購入のコスト切下げのために少なくとも次の点に注意したい。

1.二業者以上の見積もり合わせをする。

2.見積もりは金額だけでなく、納期、支払条件、修繕費のサービス条件なども提出させる。

3.従来の仕入先にこだわらず備品の種類に応じて専門の業者から購入する。

4.たとえば印刷物の場合、デザイン代、版代、印刷代を別掲に見積もらせ二回目以降は同じ版代を請求されないようにする。

5.簡易な物品は間接経費の少ない小企業から購入する。

事務用品や文書類は 一フロア単位で管理する

 

事務用品や文書の管理は部課単位でなく、一フロア単位で行なうと経費節減のメリットがあがる。

通常一フロアにはいくつかの部課が配置され、事務用品の割当てや文書の回覧、収納、保管は部課単位で行なわれている。

そこで、部課単位の垣根を思い切って取りはずし、フロア単位の管理に切り替え、事務の効率化と経賀節減をはかりたい。

たとえば、社内文書はフロア単位で閲覧あるいは掲示する、ワープロや複写機、あるいは事務用品、消耗品の割当てもフロア単位に切り替える、部長専属の秘書もやめて一フロア一秘書制度にする、などに改善するとオフィススペースの節約や管理の一元化にもつながる。

経費の部門別配分などの経理処理は別個のシステムとして検討すればよい。

まずは、管理の共通化によるメリットを考えたい。

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ＯＡ化に伴って事務の役割を見直す

これからの企業競争はオフィスで作成される情報の優劣に左右される時代といわれている。

 

そして、事務部門にも製造部門と同様の強いコスト意識が求められるようになっている。

 

事務の組織化、事務革命がＯＡ化の進展に伴って急速に浸透している。

 

そこで、これからの事務部門は、①事務企画担当②主としてＯＡ機器の操作担当③事務全般の流れを把握するシステム設計担当の三つに分業化が進むものとみられる。

 

すべての事務処理が機械化を前提として標準化、規格化されていくので、ＯＡ機器の導入はこれまでの事務のやり方を根本から変えるのだとの認識が必要である。

 

そのためには、ＯＡ機器に慣れる、ファイリングシステムを身につける、といった個個の事務処理能力だけでなく、広い視野から会社の事務改善をみる能力が求められるようになる。

 

視野を広く持ち、現在の事務処理を見直すことにより、どの部門をＯＡ化すればよいか、隣接事務とのシステム化をはかるにはどうすればよいかなどの発想が必要となる。

 

ＯＡ機器を導入する前にＯＡ機器でどういう事務を処理するのか、その事務のデータの種類や量を三年くらい先の予測も含めて、どの程度に見積もるのかなどの準備をしたうえでハードの購入を決定しなければならない。

 

「世の中ＯＡブーム、当社もＯＡ化に乗り遅れては……」とコンピュータなどを諸準備なしに導入し、十分に活用できないため事務部門のムダを発生させているケースは意外と多い。

 

これを防ぐためにはＯＡ機器をソフト、ハード両面から完全に使いこなすことが大切である。